Interface n° e-117 Décembre 2009

Informatique et patrimoine: d'une collection en péril à un réseau de collaboration
Séminaire organisé par La Maison de la Métallurgie et de l'Industrie de Liège & Informatique & Bible, asbl , Maredsous, 29 octobre 2009

Archives et documentation

Archiver c'est garder, pour le moyen ou le long terme, des traces d'une réalité qui a été vécue ponctuellement ou de façon récurante (avec des variantes) durant une période plus ou moins longue dans un environnement qui ne cesse de se modifier au fil du temps.

Quelles sont les traces dont il faut garder mémoire? et sous quelle forme conserver cette mémoire? Je donne ici ce qui me semble constituer la liste des différentes traces d'une activité. Par facilité et par souci d'être concret ce descriptif est fait sur base de l'application pionnière de l'informatique à la Bible, aux textes, aux documents, aux archives durant une période de 40 ans s'étendant de 1969 à 2009, c'est-à-dire, l'expérience vécue de R.-Ferdinand Poswick et de ses collaborateurs.

Quelle serait les différences entre un tel ensemble que l'on peut considérer comme une “mémoire vive” et ce qui en serait conservé hors la présence des acteurs?

Voici les éléments dont me semble être composée cette “mémoire vive”:

1. Les lieux ou locaux: ils se sont succédés divers; ils ont, ensuite, été utilisés autrement et ont été transformés pour la plupart. Les seules traces peuvent être des descriptions, des photographies et/ou des plans. Un lieu historique peut devenir un cadre muséal.

2. Les personnes: acteurs ou collaborateurs qui se se sont succédés nombreux (plus de 150 personnes). Les traces de leur mémoire pourraient être collectées sous forme d'interview (cf. projet des FUNDP). Des photographies documentées et des documents qui peuvent être attribués au travail spécifique de telle ou telle personne. Un dossier administratif et social existe également sur chaque collaboration.

3. Analyses de projets et analyses informatiques fonctionnelles: Elles existent dans deux lignes différentes, soit comme analyse synthétique des données et des conditions de faisabilité d'un projet, soit comme analyse des méthodes informatiques à utiliser. Beaucoup sont sous forme de manuscrits ou d'imprimés; il y a quelques fichiers électroniques (surtout depuis l'existence des 'traitements de texte' sur micro-ordinateurs).

4. Les matériels utilisés et en fonction desquels les analyses ont été créées: du travail initial sur les IBM-360 (et évolutions subséquentes) à la CGER, il reste des bandes magnétiques (figuratives, car toutes les données ont migré vers des supports actualisés) et des machines à perforer – d'autres matériels de ce type ont été récupérés a posteriori et ont été conservés à titre muséal sans plus fonctionner. Différents exemplaires d'autres machines gardent mémoire de différentes étapes de travaux: on a conservé, presque toujours, toute la documentation qui permettait leur utilisation. Des photographies de matériels sur leurs sites d'utilisation existent également.

5. Les programmes créés ou utilisés, à condition qu'ils soient documentés. Ils sont conservés sous forme de listes imprimées (ou, pour les plus anciens, sur cartes perforées), et/ou sous forme de fichiers électroniques. Il s'agit ici de “sources” créées en vue d'une application électronique spécifique ou, selon le jargon du métier, 'propriétaire'. Mais il existe également une bibliothèque bien archivée d'applications logicielles extérieures utilisées (Mini, PC et autres), avec leur documentation.

6. Les journaux d'exécution quand ils ont été minutieusement tenus sous forme manuscrite (cahiers d'exécution), classés à part dans une première période, puis, ensuite, classés avec les différentes applications ou projets. Certains ensembles peuvent exister sous forme de photographies numériques de l'ensemble d'un dossier accessibles dans l'Inventaire général des traces de mémoire.

7. Les fichiers de données ou de programmes: un inventaire électronique de tous les fichiers créés et conservés existe. Il s'agit souvent du dernier état d'un programme, du dernier état de l'élaboration des données pour une Base de données, du dernier état électronique avant une photocomposition typographique.

8. Les données électroniques de toutes les applications depuis le début des travaux. Certaines de ces données, indépendantes des programmes et machines qui les ont créées peuvent demander une nouvelle programmation pour être réellement utilisables. Ce qui suppose des migrations tant au niveau des supports qu'au niveau de certaines façons de représenter les données (ex: du code EBCDIC au code ASCII, des codages sur plusieurs caractères en ASCII, comme pour l'hébreu, vers des glyphes représentés par un code UNICODE, etc). Les données les plus récentes (10 dernières années) en format XML (un formatage de données fixé dans les années 1990ss), migrent déjà plus facilement, sous réserve de documentation valable des règles de codage.

9. Les listes (listings) états imprimés des données traitées et de beaucoup de programmes existent pour différentes étapes de certains travaux ou seulement pour l'état final. Ces listes sont conservées dans des caisses qui représentent un volume important. Si l'on ne peut 'tout' conserver, il ne semble pas suffisant de ne conserver qu'une ou deux pages de chaque 'sortie' d'imprimante; il semble intéressant de conserver une idée des 'masses' de listing que représentent les résultats de travaux importants.

10. La documentation administrative relative aux différents travaux est conservée dans des boîtes d'archives selon deux classements: a) des documents variés regroupés autour d'un projet; b) un répertoire chronologique de toutes les pièces produites depuis 1980 (CHRONO). Il existe également des comptes-rendus des Conseils de Direction, Conseils d'Administration, Assemblées Générales des différents cadres sociaux (asbl, S.A., etc) dans lesquels se sont déroulés les travaux.

11. Une documentation technique et scientifique a servi de référence à tous ces travaux. On y trouve: des manuels d'utilisation de matériels et de logiciels, des livres de réflexion sur l'informatique et les disciplines connexes intéressants les travaux un ensemble d'applications spécifiques (littérature, linguistique, langues, langages de programmation, intelligence artificielle, archivistique, informatique documentaire, bibliothéconomie, gestion de projets informatiques, etc). Cette bibliothèque, complétée par une bibliothèque de périodiques, est en bonne partie cataloguée sous forme électronique.

12. Il existe une collection d'“éphémères”: prospectus, descriptifs, articles, gadgets publicitaires, y compris une collection de “sacs publicitaires”; cela peut être catalogué électroniquement.

13. Une série d'imprimés (livres) représentent des résultats publiés des travaux.

14. Archives audio-visuelles: photographies (pellicules et albums classés), bandes vidéos, films avec interviews ou autres de différents acteurs. Ce matériau peut être enregistré sous forme numérique.

15. Un dossier de presse rassemblant des coupures de journaux et revues a été tenu à jour. C'est un ensemble qui peut aussi être 'numérisé'.

16. Il peut exister, en outre, une série de productions qui représentent une réflexion ou mémoire synthétique des travaux réalisés ou, plus largement, une confrontation analytique ou académique avec les milieux qui développaient et appliquaient l'informatique dans des domaines connexes, parallèles ou concurrents, notamment: contributions à des colloques et conférences.

17. Il existe également des publications techniques sur les applications.

18. Dans le monde des données offertes en télécommunication, il existe des ensembles de données, structurées ou non sous forme de bases de données interactives.

19. Un inventaire électronique de l'ensemble des traces d'un ensemble d'applications ayant une unité d'objectifs et de domaine peut exister ou être envisagé.

Conclusion:

Si l'on tente de regrouper les différentes sources qui forment l'état 'bilantaire' d'une entité historique ayant travaillé pendant près de 40 ans dans le domaine de l'informatique appliquée, on peut, me semble-t-il, délimiter certains ensembles dont la permanence, sans un traitement conservatoire volontaire, sera plus ou moins rapidement mise en question:

a) L'expérience vivante et la mémoire biologique des acteurs pourraient constituer les traces qui disparaîtront le plus vite et souvent le plus complètement. Il y a, cependant, quelques traces que l'écriture électronique peut aider à conserver: images fixes ou mobiles, sons d'interviews, dossiers personnels.

b) Les lieux et locaux subsisteront plus longtemps, mais ils peuvent ne plus garder aucunement les configurations qui ont servi de cadre à l'activité. L'image électronique peut suppléer dans une certaine mesure.

c) Les créations complexes dans lesquelles données et algorithmes sont mêlés pour représenter un ensemble interactif aléatoire, éventuellement susceptible d'intégrer, à la volée, de nouveaux éléments, risquent d'être liés à la permanence des acteurs qui les ont créés, les mettent à jour et les animent.

d) Tout ce qui peut représenter un 'écrit' imprimable (la très grande majorité des éléments décrits ci-dessus), peut subsister, soit tel quel si les conditions de conservation (espace, humidité) sont favorables, soit sous forme d'un fichier électronique de texte ou d'image. On notera au passage que bien des 'impressions' des premières époques d'imprimantes (poussière d'encre) ou de télécommunications (fax à papier thermique) auront probablement disparu si elles n'ont pas été recapturées électroniquement.
Mais, sans un type d'inventaire ou de descriptif qui relie ces ensembles de documents, les aléas d'éventuels 'déménagements' de ces matériaux de mémoire, peuvent vite devenir sans intérêt car on risque de ne plus être en mesure d'en voir l'intérêt.

e) Il y aurait donc à privilégier la conservation des sources synthétiques (n° 16 et 17) si l'on n'a pas la possibilité de créer une Base de données structurée reliant l'ensemble des traces de mémoire ... et peut-être d'en tirer l'impression sur papier non-acide des éléments les plus importants à mémoriser.

f) Et, dans tous les cas de mémorisation sous forme d'écriture électronique, les différentes normes prudentielles de conservation devraient être d'application (voir le texte de Yolande Juste )

R.-Ferdinand Poswick, osb
Informatique & Bible, asbl
Maredsous, 30 septembre 2009